Interne Verwaltungsprozesse sollen bis 2026 umgestellt werden – Ministerin Pfeiffer-Poensgen: Digitalisierung für Hochschulen wichtiger Aspekt, um im Standortwettbewerb um Beschäftigte, Studierende und Lehrende weiterhin erfolgreich zu bestehen

Die Hochschulen und das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) haben mit dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft eine Vereinbarung zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) geschlossen. Ziel des Gesetzes ist es, eine ganzheitlich digital organisierte Verwaltung zu schaffen. Damit soll der Zugang zu und der Umgang mit der Verwaltung für Beschäftigte, Studierende, Lehrende sowie andere Behörden vereinfacht werden. Die Landesregierung stellt für die Umsetzung an den Hochschulen ab 2021 bis 2026 rund 150 Millionen Euro bereit. Die ersten Mittel werden Ende dieses Jahres an die Hochschulen ausgezahlt. So können sie im Rahmen der Hochschulautonomie die geplanten Projekte, wie die Einführung einer elektronischen Aktenführung (E-Personalakte, E-Studierendenakte) oder die Einführung elektronischer Bezahlmöglichkeiten mit einer entsprechenden Bezahlplattform (E-Payment zur Überweisung des Semesterbeitrags), eigenständig umsetzen.

„Für die Hochschulen in Nordrhein-Westfalen ist die Digitalisierung ein wichtiger Aspekt, um im Standortwettbewerb um Beschäftigte, Studierende und Lehrende im nationalen und internationalen Umfeld weiterhin erfolgreich zu bestehen. Fortschritte im Bereich der Digitalisierung betreffen neben der Forschung und Lehre auch die verwaltungsinternen Kommunikationswege sowie die Kommunikation mit anderen Behörden, zum Beispiel beim Thema Forschungsförderung. Nicht nur die Beschäftigten erhalten dadurch einen modernen digitalen Arbeitsplatz; eine zeitgemäße Verwaltung kommt auch den Studierenden und Lehrenden zugute, die von einem vereinfachten Zugang und Umgang profitieren“, sagt Wissenschaftsministerin Isabel Pfeiffer-Poensgen.

Bis Ende 2025 werden die Hochschulen von der papiergebundenen auf die elektronische Aktenführung umsteigen. Im Vordergrund steht hierbei ein gemeinsames Vorgehen. Hierfür wurde eigens das sogenannte Kompetenzzentrum E-Akte eingerichtet. Die E-Akte schafft die Basis für die digitale Verwaltungsarbeit. Für die koordinierte hochschulübergreifende Umsetzung der Regelungen, die sich aus dem E-Government-Gesetz ergeben, wurden zudem neue Strukturen geschaffen. So wurde Ende 2020 die „Koordinierungsinstanz Digitale Unterstützungsprozesse“ (KDU.NRW) ins Leben gerufen, welche hochschulübergreifende Projekte und Maßnahmen zur Umsetzung des EGovG NRW koordiniert und eine Schnittstelle zwischen dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft und den Hochschulen bildet.

Das 2016 verabschiedete E-Government-Gesetz des Landes trägt dazu bei, die Verwaltung an die Anforderungen der digitalen Gesellschaft anzupassen und bürokratische Hürden abzubauen. Seit der Novellierung des Gesetzes im Jahr 2020 fällt auch der Hochschulbereich umfassend darunter. Die Landesregierung will den Prozess zur Schaffung einer digitalen Landesverwaltung bis zum Jahr 2026 abschließen.